Sala zarezerwowana na czerwiec, 5 000 zł wpłacone w styczniu, ślub odwołany w marcu. Właściciel sali odpisuje krótko: „To był zadatek, przepadł”. Para pamięta, że w tytule przelewu wpisała „zaliczka”. Ten sam spór toczy się przy umowie przedwstępnej na mieszkanie, gdy bank odmówił kredytu, przy samochodzie z ogłoszenia, gdy sprzedający znalazł kogoś, kto da więcej, i przy meblach na wymiar, gdy stolarz zniknął po pierwszej wpłacie. O losie pieniędzy decydują za każdym razem trzy rzeczy: czym naprawdę była wpłata, kto odpowiada za to, że umowa upadła, i czy ktokolwiek formalnie od niej odstąpił. Przepisy są dla obu stron te same, tylko interesy przeciwne, dlatego tekst patrzy na sprawę z obu perspektyw.

W skrócie:

• Zaliczka zawsze wraca, niezależnie od tego, kto zrezygnował. Przyjmujący może co najwyżej potrącić z niej udokumentowane koszty poniesione w związku z umową.
• Zadatek przepada tylko wtedy, gdy umowę zrywa ten, kto go wpłacił. Jeśli zrywa ją strona, która zadatek przyjęła, oddaje dwukrotność. Jeśli nikt nie zawinił albo strony rozstały się za porozumieniem, zadatek wraca w pojedynczej kwocie.
• Żeby zatrzymać zadatek albo żądać jego podwójnej wysokości, trzeba najpierw odstąpić od umowy. Bez pisemnego oświadczenia druga strona wciąż może domagać się wykonania umowy, a nie pieniędzy.

Zadatek: trzy scenariusze z art. 394 Kodeksu cywilnego

Zadatek ma w Kodeksie cywilnym własny przepis, art. 394, i to on rozstrzyga większość sporów o pieniądze wpłacone „na rezerwację”. Przepis przewiduje trzy scenariusze, a w każdym z zadatkiem dzieje się co innego.

Umowy nie wykonuje ten, kto zadatek wpłacił. Druga strona może od umowy odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu i zadatek zatrzymać. To jedyny przypadek, w którym zadatek rzeczywiście przepada, i z niego bierze się przekonanie, że zadatek jest bezzwrotny.

Umowy nie wykonuje ten, kto zadatek przyjął. Wpłacający może odstąpić od umowy i żądać kwoty dwukrotnie wyższej. Właściciel sali, który odwołał rezerwację, bo trafił się lepiej płacący klient, oddaje 10 000 zamiast 5 000 zł. Sprzedający, który przyjął zadatek na auto, a potem sprzedał je komuś innemu, tak samo.

Nikt nie zawinił, zawiniły obie strony albo umowę rozwiązano za porozumieniem. Zadatek wraca w pojedynczej wysokości, a obowiązek zapłaty podwójnej kwoty odpada. Jeśli umowa dochodzi do skutku, zadatek zalicza się na poczet ceny; gdyby zaliczenie nie było możliwe, podlega zwrotowi.

W zestawieniu z zaliczką wygląda to tak:

• jeśli umowę zrywa wpłacający, zadatek przepada na rzecz drugiej strony, a zaliczka wraca, ewentualnie pomniejszona o udokumentowaną szkodę;
• jeśli umowę zrywa przyjmujący, zadatek wraca w podwójnej wysokości, zaliczka w pojedynczej;
• jeśli nikt nie zawinił, zawiniły obie strony albo umowę rozwiązano za porozumieniem, i zadatek, i zaliczka wracają w pojedynczej wysokości.

Z tego przepisu najczęściej umykają dwa warunki.

Zatrzymanie zadatku albo żądanie jego podwójnej wysokości wymaga odstąpienia od umowy. Dopóki strona nie złoży takiego oświadczenia, umowa trwa, a jej roszczenie dotyczy wykonania umowy, nie pieniędzy. Właściciel sali, który przestał odbierać telefony i „zatrzymał zadatek”, formalnie nie zrobił tego, co pozwala mu go zatrzymać.

Podwójny zadatek należy się tylko wtedy, gdy druga strona odpowiada za niewykonanie umowy. Sam fakt, że umowa nie doszła do skutku, nie wystarczy. Sąd Najwyższy rozstrzygał taki spór w sprawie V CSK 79/17: zamawiający wpłacili wykonawcy 25 000 zł zadatku, wykonawca nie zrealizował zlecenia w terminie i nie wykazał, by przyczyny opóźnienia leżały po stronie zamawiających. O tym, czy w grę wchodzi pojedynczy, czy podwójny zwrot, decyduje rozkład odpowiedzialności, a nie samo niewykonanie.

Art. 394 działa „w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju”, więc strony mogą umówić się inaczej, na przykład że zadatek wraca w pojedynczej kwocie, gdy bank odmówi kredytu kupującemu. Takie postanowienie w umowie przedwstępnej potrafi oszczędzić miesięcy sporu.

Zaliczka: zawsze wraca, choć nie zawsze w całości

Zaliczka nie ma w Kodeksie cywilnym własnej definicji. To część ceny zapłacona z góry, zanim druga strona spełniła swoje świadczenie. Dlatego gdy umowa nie dochodzi do skutku, z jakiejkolwiek przyczyny, także z winy wpłacającego, zaliczka podlega zwrotowi. Podstawą są ogólne przepisy o zobowiązaniach wzajemnych i o świadczeniu nienależnym: skoro świadczenie, za które zapłacono, nie zostało spełnione, nie ma tytułu do zatrzymania pieniędzy.

Zdanie „jeśli zrezygnuję, zaliczka mi przepadnie” jest więc nieprawdziwe. Konsument, który odwołał rezerwację opłaconą zaliczką, ma prawo do jej zwrotu. Przedsiębiorca może natomiast dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych i potrącić je ze zwracanej kwoty, pod warunkiem że wykaże poniesioną szkodę. Stolarz, który kupił płytę i okucia pod konkretny projekt, odliczy ich koszt. Sala weselna, która na pół roku przed terminem nie poniosła jeszcze żadnych wydatków, nie ma czego odliczać. „Nie zawsze w całości” z nagłówka dotyczy udokumentowanych kosztów, nie kary za rezygnację.

„Bezzwrotna zaliczka” to oksymoron. Albo coś jest zaliczką i wraca, albo działa jak zadatek i wtedy przepada w jednym scenariuszu, w drugim wraca podwójnie, w trzecim pojedynczo. Trzeciej możliwości Kodeks cywilny nie przewiduje. Co z tego wynika dla regulaminów pisanych dla konsumentów, opisuje osobna sekcja niżej.

Skąd wiadomo, czym była wpłata, skoro umowa tego nie nazywa?

Umowa rzadko mówi wprost: „kupujący wpłaca zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego”. Rezerwację sali załatwia się mailem, samochód z ogłoszenia kupuje po rozmowie telefonicznej, a jedynym dokumentem jest potwierdzenie przelewu z tytułem „zaliczka na auto” albo „rezerwacja 14.06″.

Punkt wyjścia to brzmienie art. 394 § 1 KC: przepis dotyczy zadatku „danego przy zawarciu umowy”. Jeśli pieniądze zostały wręczone w chwili, gdy strony się umawiały, i nikt nie nazwał ich inaczej, Kodeks traktuje je jako zadatek. Hasło „brak zapisu w umowie oznacza zadatek” jest jednak prawdziwe tylko częściowo, bo domniemanie dotyczy wpłaty przy zawarciu umowy. Kwota przelana później, po tygodniu, w kolejnej racie, po odebraniu faktury zaliczkowej, co do zasady zadatkiem nie jest, chyba że strony wyraźnie tak postanowiły. Przepis pozwala umówić się inaczej, ale „inaczej” musi wynikać z umowy, a nie z przekonania jednej ze stron.

Drugi filar to art. 65 KC, czyli zasady wykładni oświadczeń woli. Kodeks każe badać zgodny zamiar stron i cel umowy, a nie dosłowne brzmienie użytych słów. O tym, czym była wpłata, decydują więc ustalenia stron i treść umowy, a nie słowo w tytule przelewu ani nazwa na fakturze. „Zaliczka” wpisana w przelewie przez kupującego nie zmienia zadatku w zaliczkę, jeśli sprzedający może wykazać, że uzgodniono zadatek. Sprzedający nie zrobi też zadatku z wpłaty, którą w rozmowie nazywał „zaliczką”, tylko dlatego, że tak mu wygodniej po zerwaniu umowy.

Przy umowie ustnej albo mailowej tytuł przelewu bywa jednak jedynym dowodem na piśmie. Jeśli strony niczego nie spisały, a przelew poszedł z tytułem „zaliczka”, w sporze bardzo trudno będzie dowieść, że chodziło o zadatek, i na odwrót. Dlatego kilka zdań w umowie i konsekwentna nazwa w tytule przelewu mają realną wartość dla obu stron.

„Rezerwacja bezzwrotna” w regulaminie, czyli to, czego firma nie może narzucić konsumentowi

Wiele firm wpisuje do regulaminu lub wzorca umowy zdanie w rodzaju „opłata rezerwacyjna nie podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji klienta”. Wobec konsumenta takie postanowienie często jest bezskuteczne.

Przedsiębiorca może w umowie z konsumentem zastrzec zadatek. To legalne, bo zadatek działa symetrycznie: jeśli firma zerwie umowę, odda klientowi dwukrotność. Czego natomiast nie może, określa art. 385³ KC z listą postanowień, które w razie wątpliwości uznaje się za niedozwolone. Dwa punkty dotyczą wprost pieniędzy wpłaconych z góry. Punkt 12 obejmuje postanowienia wyłączające obowiązek zwrotu konsumentowi zapłaty za świadczenie niespełnione w całości lub w części, jeżeli konsument zrezygnuje z zawarcia umowy lub jej wykonania. Punkt 13 obejmuje postanowienia przewidujące utratę prawa do żądania zwrotu świadczenia spełnionego przez konsumenta wcześniej niż świadczenie kontrahenta, gdy strony wypowiadają, rozwiązują umowę lub od niej odstępują. Jeśli takie postanowienie nie było uzgodnione indywidualnie, a regulaminu nikt indywidualnie nie negocjuje, nie wiąże konsumenta (art. 385¹ § 1 KC). Reszta umowy pozostaje w mocy.

Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów wielokrotnie wpisywał do rejestru klauzul niedozwolonych postanowienia o braku zwrotu niewykorzystanej opłaty czy zaliczki, m.in. w sprawach XVII AmC 81/04 i XVII AmC 89/05. Prezes UOKiK w decyzji RKT 55/2007 z 16 listopada 2007 r. uznał całkowite wyłączenie zwrotu wpłaty konsumenta za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów. Rejestr klauzul jest publiczny, a zgłoszenie podejrzanego postanowienia do UOKiK nic nie kosztuje.

Różnica sprowadza się do konstrukcji zapisu. Zadatek zastrzeżony w umowie jest dopuszczalny, bo wiąże obie strony na równych zasadach. „Zaliczka bezzwrotna” albo „opłata rezerwacyjna nie podlega zwrotowi” w regulaminie to klauzula, którą konsument może podważyć, bo działa wyłącznie na korzyść przedsiębiorcy. Dla właściciela firmy wniosek jest praktyczny: zamiast „bezzwrotności” lepiej zapisać zadatek wprost, z odwołaniem do art. 394 KC, bo tylko wtedy przy rezygnacji klienta pieniądze rzeczywiście zostają.

Rezerwacja mieszkania u dewelopera: opłata do 1% i zwrot, gdy bank odmówi kredytu

Najczęstsza sytuacja, w której ktoś wpłaca pieniądze „na rezerwację”, to mieszkanie od dewelopera. Tu nie działają zasady z art. 394 Kodeksu cywilnego, tylko przepisy ustawy deweloperskiej, która od 1 lipca 2022 r. reguluje umowę rezerwacyjną wprost.

Umowa rezerwacyjna musi być zawarta na piśmie i na czas określony. Deweloper zobowiązuje się w niej, że przez ten czas nie sprzeda lokalu komuś innemu. Opłata rezerwacyjna nie jest obowiązkowa, ale jeśli ją przewidziano, nie może przekroczyć 1% ceny lokalu podanej w prospekcie informacyjnym. Przy mieszkaniu za 600 000 zł to maksymalnie 6 000 zł. Po zawarciu umowy deweloperskiej opłata jest zaliczana na poczet ceny.

Ustawa wylicza też, kiedy deweloper musi opłatę niezwłocznie zwrócić, i w tej liście leży główna różnica wobec zadatku:

• rezerwujący nie dostał pozytywnej decyzji kredytowej z powodu negatywnej oceny zdolności kredytowej: zwrot w pojedynczej wysokości. Przy zadatku z Kodeksu cywilnego odmowa kredytu nie zwalnia kupującego automatycznie, tu zwalnia z mocy ustawy;
• deweloper nie wykonał zobowiązania z umowy rezerwacyjnej, na przykład sprzedał zarezerwowane mieszkanie komuś innemu: zwrot w podwójnej wysokości;
• deweloper zmienił prospekt informacyjny i nie poinformował o tym rezerwującego: zwrot w pojedynczej wysokości;
• już na etapie odbioru lokalu: deweloper nie usunął wad wskazanych w protokole odbioru, a nabywca z tego powodu nie przystąpił do umowy przenoszącej własność: zwrot w podwójnej wysokości.

Jeśli rezerwujący po prostu zmieni zdanie, znajdzie inne mieszkanie albo zrezygnuje z zakupu bez związku z kredytem, opłata przepada. W tym jednym punkcie działa jak zadatek.

Opłata może stać się zadatkiem dopiero wtedy, gdy umowa tak stanowi: niektóre umowy przewidują, że z chwilą zawarcia umowy deweloperskiej opłata rezerwacyjna zmienia charakter i dalej działa według art. 394 KC. Bez takiego zapisu do czasu podpisania umowy deweloperskiej obowiązują wyłącznie zasady z ustawy deweloperskiej. Czytając umowę rezerwacyjną, warto więc sprawdzić trzy rzeczy: czy opłata mieści się w 1%, czy przesłanki zwrotu zapisano zgodnie z ustawą i czy oraz kiedy opłata ma stać się zadatkiem.

14 dni na odstąpienie? Nie przy sali weselnej, hotelu i biletach

Rezerwacja przez internet nie daje 14 dni na odstąpienie od umowy tak jak zakup butów online, choć wiele osób tak zakłada.

Prawo do odstąpienia w 14 dni od umowy zawartej na odległość wynika z art. 27 ustawy o prawach konsumenta. Art. 38 ust. 1 tej samej ustawy zawiera jednak listę wyłączeń, a jej punkt 12 obejmuje umowy o świadczenie usług w zakresie zakwaterowania innego niż do celów mieszkalnych, przewozu towarów, najmu samochodów, gastronomii, usług związanych z wypoczynkiem, wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi. Jeśli zarezerwowano coś na konkretny termin, 14 dni nie przysługuje. Przedsiębiorca blokuje termin i rezygnuje z innych klientów, więc ustawodawca nie dał konsumentowi możliwości wycofania się bez konsekwencji.

Skoro nie ma automatycznego odstąpienia, o losie wpłaty decyduje wyłącznie to, czym była: zadatkiem czy zaliczką. Działa to w obie strony. Brak 14 dni na odstąpienie nie oznacza, że „bezzwrotna zaliczka” z regulaminu nagle staje się skuteczna, a przedsiębiorca nie może powołać się na art. 38 pkt 12, by zatrzymać pieniądze, których według Kodeksu cywilnego zatrzymać nie wolno.

Jeśli to ty przyjmujesz zadatek jako firma: VAT od wpłaty, przychód z zatrzymanego zadatku

Dla przedsiębiorcy pytanie nie kończy się na tym, co może zatrzymać. Zadatek trzeba jeszcze rozliczyć, a zachowuje się inaczej na każdym etapie.

W momencie wpłaty. W podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Nie ma znaczenia, czy wpłata nazywa się zadatkiem, czy zaliczką: podatek należy się od obu. Przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową, najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania pieniędzy, a otrzymaną kwotę traktuje jako brutto, czyli wylicza z niej VAT „w stu”. W podatku dochodowym jest odwrotnie: pobrane wpłaty na poczet dostaw i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach, nie są jeszcze przychodem (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT). Przychód powstanie dopiero z wykonaniem umowy.

Gdy umowa dochodzi do skutku. Zadatek zalicza się na poczet ceny, przedsiębiorca wystawia fakturę końcową pomniejszoną o kwotę z faktury zaliczkowej, a cała cena staje się przychodem. Tak samo jak przy zwykłej zaliczce.

Gdy umowa upada, a firma zatrzymuje zadatek. Zatrzymany zadatek przestaje być zapłatą za usługę, której nikt nie wykona, a staje się rodzajem zryczałtowanego odszkodowania za niewykonanie umowy. Organy podatkowe przyjmują, że taka kwota nie podlega VAT, bo nie jest wynagrodzeniem za żadne świadczenie, więc fakturę zaliczkową trzeba skorygować do zera i odzyskać zapłacony wcześniej podatek. Jednocześnie zatrzymana kwota staje się przychodem w podatku dochodowym w dacie, w której firma nabyła do niej prawo, czyli po skutecznym odstąpieniu od umowy.

Gdy firma oddaje zadatek, pojedynczo lub podwójnie, koryguje fakturę zaliczkową, a przychód nie powstaje. Skutki podatkowe dodatkowej kwoty wypłaconej przy podwójnym zwrocie warto przeanalizować osobno.

Gdy to firma wpłaciła zadatek i go straciła, bo sama zerwała umowę, na przykład zrezygnowała z zamówionych mebli do lokalu, utracony zadatek nie jest kosztem uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o PIT).

Jeśli przyjmujesz wpłaty z góry i nie masz pewności, czym są w świetle umowy, punktem wyjścia powinno być zrozumienie różnic między zaliczką a zadatkiem, bo od tej kwalifikacji zależy wszystko, co dzieje się dalej w księgach.

Co zrobić, gdy druga strona nie oddaje pieniędzy?

1. Odstąp od umowy na piśmie. Bez tego umowa formalnie trwa, druga strona może twierdzić, że wciąż czeka na jej wykonanie, a roszczenie o podwójny zadatek nie powstaje. Oświadczenie wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo mailem na adres, którego druga strona używała w kontakcie, i zachowaj dowód doręczenia z datą.
2. Wyślij wezwanie do zapłaty. Wskaż kwotę (pojedynczą albo podwójną, z uzasadnieniem), numer rachunku i termin, na przykład 7 lub 14 dni. Od dnia następującego po upływie terminu należą się odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 KC), nawet jeśli w umowie nic o nich nie napisano.
3. Jeśli jesteś konsumentem, skorzystaj z bezpłatnej pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów. Rzecznik może wystąpić do przedsiębiorcy w twoim imieniu i często sama interwencja kończy spór. Klauzulę o „bezzwrotnej” wpłacie w regulaminie możesz zgłosić do UOKiK.
4. Skieruj sprawę do sądu rejonowego. Roszczenie o zwrot zadatku lub zaliczki to zwykłe roszczenie o zapłatę; przy kwotach typowych dla rezerwacji sali czy zakupu auta sprawa trafia do postępowania uproszczonego. Do pozwu dołącz umowę lub korespondencję, potwierdzenie przelewu, oświadczenie o odstąpieniu i wezwanie do zapłaty.

Jeśli to ty masz oddać pieniądze, ta lista pokazuje, co cię czeka, i dlaczego zwrot zaliczki pomniejszonej o rzeczywiście poniesione koszty bywa tańszy niż spór o całość.

FAQ

Czy zadatek jest zwrotny?

W dwóch z trzech scenariuszy tak. Przepada tylko wtedy, gdy umowy nie wykonuje ten, kto go wpłacił. Jeśli nie wykonuje jej strona, która zadatek przyjęła, oddaje dwukrotność; jeśli nikt nie zawinił, zawiniły obie strony albo umowę rozwiązano za porozumieniem, zadatek wraca w pojedynczej wysokości.

Czy zaliczka przepada, jeśli zrezygnuję?

Nie. Zaliczka to część ceny zapłacona z góry za świadczenie, które nie zostało spełnione, więc podlega zwrotowi także wtedy, gdy rezygnuje wpłacający. Druga strona może potrącić z niej udokumentowaną szkodę, na przykład koszt materiałów kupionych pod zamówienie.

Kiedy zadatek wraca w podwójnej wysokości?

Gdy umowy nie wykonała strona, która zadatek przyjęła, i odpowiada za tę sytuację, a wpłacający złożył oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Jeśli umowa upadła z przyczyn, za które nikt nie odpowiada, wraca pojedyncza kwota.

Co lepsze przy kupnie mieszkania: zaliczka czy zadatek?

Zadatek chroni obie strony, bo działa symetrycznie: dyscyplinuje kupującego, ale też daje mu prawo do podwójnego zwrotu, jeśli sprzedający się wycofa. Zaliczka jest bezpieczniejsza dla kupującego, który nie ma pewności co do kredytu, bo wraca niezależnie od przyczyny. Kompromisem jest zadatek z zapisem w umowie przedwstępnej, że przy odmowie kredytu wraca w pojedynczej wysokości; art. 394 KC na to pozwala.

Czy opłata rezerwacyjna u dewelopera to zadatek?

Nie. Opłatę rezerwacyjną reguluje od 1 lipca 2022 r. ustawa deweloperska: nie może przekroczyć 1% ceny lokalu, a deweloper musi ją zwrócić m.in. przy odmowie kredytu z powodu braku zdolności kredytowej. Zadatkiem może stać się dopiero po zawarciu umowy deweloperskiej i tylko wtedy, gdy umowa tak stanowi.

Zarezerwowałem salę weselną przez internet – czy mogę odstąpić w 14 dni?

Nie. Prawo do odstąpienia w 14 dni od umowy zawartej na odległość nie obejmuje usług gastronomicznych, zakwaterowania, najmu aut i usług związanych z wydarzeniami, jeśli w umowie oznaczono termin ich wykonania (art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). O losie wpłaty decyduje wtedy to, czy była zadatkiem, czy zaliczką.

Czy wystarczy, że w tytule przelewu wpisałem „zaliczka”?

Sam tytuł przelewu nie przesądza o charakterze wpłaty; liczy się to, co strony uzgodniły, i treść umowy (art. 65 KC). Przy umowie ustnej lub mailowej tytuł przelewu bywa jednak jedynym dokumentem, więc w sporze będzie ważnym dowodem. Jeśli zależy ci na zadatku albo na zaliczce, nazwij wpłatę tak samo w umowie i w przelewie.

Firma zatrzymała mój zadatek – czy powinna mi wystawić korektę faktury?

Tak. Zatrzymany zadatek przestaje być zapłatą za usługę i według stanowiska organów podatkowych nie podlega VAT, więc firma powinna skorygować wystawioną wcześniej fakturę zaliczkową i przekazać ci korektę. Jeśli wpłacałeś jako przedsiębiorca i odliczyłeś VAT z faktury zaliczkowej, po otrzymaniu korekty musisz ten podatek oddać.

Artykuł zewnętrzny.